Bestuur en ambtenaren Overschie mogen weer naar kantoor

Vanaf maandag 22 juli komt het kantoor van de Rotterdamse deelgemeente Overschie weer tot leven. Een maand lang bleef de deur van het kantoor hermetisch gesloten. Ambtenaren en bestuurders moesten vanaf 24 juni op zoek naar een andere werkplek. De klanten van de deelgemeente mochten er niets van merken. Maar iedereen in Overschie en ver daarbuiten wist uiteindelijk van de Overschiese Maand Zonder Kantoor. De deelgemeentelijke organisatie oogstte lof en bewondering voor het experiment. Conclusie: het experiment is geslaagd! Naast de vele positieve ervaringen kwamen ook de nadelen van het werken zonder kantoor aan het licht.

Vier weken geen eigen stoel of bureau. Geen vergaderkamers, geen vaste telefoon. Geen kopieer- of koffieapparaat. Geen airco en geen facilitaire ondersteuning. Maar ook niet de zekerheid van collega’s om je heen. Bestuur en ambtenaren namen vier weken lang afscheid van de verworvenheden van het kantoorbestaan. Ze trokken de wijk in. Maar ook trokken ze de grens over om in Rotterdam, Schiedam of Delft te werken. En soms bleven ze gewoon thuis om hun werk voor Overschie te doen.

Met dit experiment wilde de deelgemeente aantonen dat de kwaliteit van service en dienstverlening niet afhankelijk is van een gebouw met tafels, stoelen, computers en een koffieautomaat. Overschie heeft laten zien dat kwaliteit in de mensen zit en die kunnen in principe overal hun werk doen en samenwerken. De meeste medewerkers konden werken waar en wanneer ze wilden. Dankzij uitgekiende software op laptops, tablets en smartphones stond men 24/7 met elkaar in verbinding en kon er probleemloos gewerkt worden. De telefoon werd gewoon opgenomen, gesprekken werden doorverbonden naar mobile telefoons en e-mails en poststukken werden als altijd in behandeling genomen.

Wat leverde het experiment op? In de eerste plaats de wetenschap dat, als het deelgemeentekantoor er op een kwade dag niet meer is vanwege bijvoorbeeld brand, het werk toch vanaf de eerste minuut 24/7 door kan gaan. Als er maar een goede 3G of internetverbinding binnen bereik is. En: medewerkers vonden het over het algemeen prettig om een plek buiten het kantoor te zoeken. Er werden vele plekken uitgetest. Er werd steeds gezocht naar plekken die geschikt waren voor het werk dat op die dag gedaan moest worden. Door op een andere plek te werken keken medewerkers anders tegen het werk(gebied) aan, ontmoetten ze andere mensen met andere ideeën en kwamen er nieuwe en creatieve processen op gang. Voor veel soorten werk bleek een kantoor helemaal niet nodig. Er kan dus fors bezuinigd worden op het aantal vierkante meters kantoorruimte. Dat levert geld op dat in Overschie zelf geïnvesteerd kan worden. Bestuurders en ambtenaren spraken meer bewoners dan gebruikelijk. Wekelijks werden er wijkgesprekken gevoerd met winkelend publiek, sporters in de kantines van de deelgemeentelijke sportverenigingen en wachtende reizigers bij bushaltes. Het dagelijks bestuur vergaderde bij scholen, sport- en speeltuinvereniging. Veel Overschiese ondernemers boden gratis werkplekken aan de Overschiese bestuurders en ambtenaren.

Maar het werken zonder kantoor heeft ook nadelen. Het is voor sommige functies gewoon niet leuk. De medewerkers van het secretariaat en de facilitaire dienstverlening misten hun collega’s het meest. Zij konden hun telefoon niet onbemand achterlaten en waren daardoor tijdens hun shift aan huis gebonden.

Het MZK-experiment heeft veel media-aandacht gekregen. Landelijke dagbladen hebben aandacht aan het initiatief besteed. Met name NRC-Next/NRC-Handelsblad hebben er uitvoerig over geschreven. Ook Radio1 en BNR-Nieuwsradio deden verslag van de belevenissen van Overschiese bestuurders en ambtenaren. De regionale zender RTV-Rijnmond heeft van het begin tot het einde de ontwikkelingen gevolgd. Vakbladen als Binnenlands Bestuur en VNG-Magazine kwamen een dag naar Overschie om mee te lopen met verschillende bestuurders en ambtenaren tijdens hun kantoorloze periode.

De Maand Zonder Kantoor is een onderdeel van het Overschiese bedrijfsvoeringsmodel. Alle medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze willen. Iedereen is telefonisch bereikbaar en kan via mobiele devices en internet inloggen op de volledig geautomatiseerde kantooromgeving. Zo staan bestuurders en ambtenaren 24 uur per dag, zeven dagen in de week, 365 dagen per jaar klaar voor Overschie. De prestaties die geleverd moeten worden staan beschreven in persoonlijke prestatieovereenkomsten die aan het einde van het jaar afgerond moeten zijn. De flexibele bedrijfsvoering van Overschie heeft zijn waarde al bewezen met betrekking tot de afwezigheid veroorzaakt door files, verplichtingen in de privésfeer of ziekte. Het arbeidsverzuim ligt al jaren op 0%. Het gaat er uiteindelijk niet om dat mensen ‘kantoortje spelen’ door van negen tot vijf achter hun bureau zitten, maar dat ze doen waar ze voor ingehuurd worden.

Samenvattend

Op de vragen die voor de pilot gesteld zijn:

  1. 1. als het kantoor afbrandt kan het werk gewoon doorgaan?
  2. 2. als ambtenaren en bestuur geen kantoor hebben en naar buiten gaan, leren ze de stad en hun wijk dan beter kennen?
  3. 3. als ambtenaren en bestuur geen kantoor hebben en meer naar buiten gaan, spreken ze dan meer burgers?
  4. 4. kan er bezuinigd worden op het aantal meters kantoorruimte?

kan in alle gevallen volmondig JA! geantwoord worden. Verder kan geconcludeerd worden dat de Overschiese bestuurders en ambtenaren veel van de Maand Zonder Kantoor geleerd hebben. Het merendeel van de bestuurders en ambtenaren geeft aan dat hun manier van werken na de Maand Zonder Kantoor nooit meer wordt als voorheen.

Meer weten?

De volledige evaluatie van de Maand Zonder Kantoor is te vinden op: Klik hier voor de evaluatie